Les visioconférences
Que vous ayez déjà été en situation de télétravail ou que vous soyez un nouveau membre de cette cohorte issue de la pandémie actuelle, vous êtes en mesure de constater l’évolution des communications dans le monde du travail à distance. La visioconférence s’est rapidement imposée comme solution aux réunions à distance.
La visiophonie n’est pas chose nouvelle. En effet, il existe des outils de visioconférence ou de vidéoconférence depuis le début des années 60, mais la nécessité étant la mère de l’invention, sa technologie s’est grandement développée au cours des dernières années et, avec la crise de la COVID-19¹ et le confinement forcé qui s’en est ensuivi, le nombre de logiciels et de plateformes s’est multiplié.
Le logiciel Skype,
une messagerie « maison » qui nécessitait
une inscription préalable a connu son heure de
gloire chez les individus désireux d’échanger avec des
membres de la famille ou des amis éloignés. Sa version
mieux outillée pour les entreprises, Skype Entreprise, a été
abandonnée par Microsoft au profit de Microsoft Teams. Déjà,
Facebook Messenger, WhatsApp, FaceTime, et j’en passe, ont
beaucoup d’adeptes chez monsieur et madame Tout-le-Monde.
Chaque développeur essaie de damer le pion aux autres afin de
prendre une part plus importante du marché en ajoutant des
fonctions utiles ou conviviales… qui sont rapidement reprises
par la concurrence, par exemple, Google Duo, une application
mobile de messagerie instantanée qui a remplacé Google
Hangouts qui lui-même était un amalgame de
Google Talk, Google Messenger
et Hangouts.
Parmi les autres
applications de communication
collaborative, on trouve Slack, qui facilite
les échanges en permettant d’organiser les
sujets de discussion en canaux (ou branches),
Zoom, un des premiers à offrir l’affichage des
caméras d’un grand nombre de participants (que
les concurrents se sont empressés d’égaler ou de
surpasser cette option), et Google Meet, une version
de Google Duo axée sur les besoins des entreprises.
On peut mentionner d’autres applications comme
Visio4you, BlueJeans Meetings, Zoho Meeting,
Cisco WebEx, Join.Me. Plusieurs développeurs
offrent des versions gratuites avec leurs outils
payants, ces versions étant limitées soient
en fonctionnalités ou en temps de
connexion.
Plus besoin de faire l’éloge de la visioconférence, les gains de temps (déplacements inutiles) et d’espace (pas besoin de salle de conférence) sont suffisants pour agréer qu’il s’agit d’un outil de communication formidable. D’un autre côté, seul devant son écran d’ordinateur, on peut ressentir un manque de contact humain et trouver difficile d’analyser le langage corporel des interlocuteurs, surtout que le manque d’habitude en rend plusieurs nerveux et guindés. Aussi, il y a les problèmes techniques qui peuvent survenir, qu’ils soient de nature matérielle ou logicielle, ou encore causés par une mauvaise connexion Internet ou une panne. L’aspect audio est aussi très important et, pour pallier la mauvaise qualité du son, il est recommandé de limiter les bruits ambiants, d’utiliser un casque d’écoute muni d'un micro (pas trop près de la bouche) ou encore un Jabra (microphone avec haut-parleur intégré qui atténue l’écho et le bruit).
La nétiquette des visioconférences
La nétiquette, un mot-valise formé de net et étiquette, regroupe les conventions de bienséance liées aux échanges en ligne. Voici quelques règles d’or à respecter pour donner une image professionnelle et aussi faire en sorte que tous les participants se sentent à l’aise :
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Portez une tenue professionnelle. Oui, le télétravail signifie que l’on peut demeurer en pyjama toute la journée, mais lors des rencontres, habillez-vous comme s’il s’agissait d’une rencontre en personne et soignez votre apparence. N’oubliez pas d’enfiler des pantalons ou une jupe… on ne sait jamais quand vous aurez à vous lever pour une urgence.
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Assurez-vous que l’environnement est adéquat (pas de téléviseur allumé ou de piles de journaux ou de vaisselle sale dans le champ de vision) et qu'il comporte un éclairage approprié, c’est-à-dire une bonne source de lumière, devant vous. Pourquoi devant? Parce que si elle est derrière vous, vos interlocuteurs ne verront qu’une silhouette et si elle est sur un côté, l’autre côté de votre visage apparaîtra dans le noir. Ou alors deux lampes, une de chaque côté.
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Soyez « présent »! En visioconférence, votre visage est toujours visible de tous les participants et, si vous jouez aux cartes ou consultez vos courriels, vos yeux vous trahiront. On saura que vous êtes distrait et ça, c’est un grave manque de respect.
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Avisez votre entourage que vous ne devez pas être dérangé durant la rencontre en ligne et voyez à ce que votre animal domestique ne se trouve pas dans la même pièce. S’il vient vous cajoler, oui, c’est bien mignon et cela fera sourire, mais c’est une coupure dans la conversation et finalement, ce n'est pas très professionnel. On parle bien de réunions d’entreprise après tout.
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Gardez votre micro fermé en tout temps pour limiter le bruit ambiant, sauf lors de vos interventions, et tentez de regarder la caméra lorsque vous parlez. Dans le futur, on imagine des caméras intégrées dans les écrans, pour pouvoir regarder ses interlocuteurs dans les yeux.
Le mois prochain, nous aborderons la question de la productivité dans un contexte de télétravail. Voilà qui plaira aux dirigeants d’entreprise! N’hésitez pas à nous envoyer vos commentaires sur le sujet. Voici ce qu’en dit un lecteur :
PRODUCTIVITÉ
Marc : Il faut être patient. La façon d’accomplir les tâches est différente et prend souvent plus de temps qu’avant, mais on finit par y arriver. Comme je ne peux consulter les horaires de mes collègues, certains dossiers où il y a beaucoup d’intermédiaires sont plus longs à traiter qu’auparavant, par conséquent, la productivité est différente. Mais c’est plus stressant, lorsque les délais sont serrés.
¹ Puisqu’il s’agit d’un acronyme (de l’anglais coronavirus disease), on écrit COVID en majuscule et, selon la règle concernant le genre des acronymes, COVID est féminin. (Source : L’Académie française rappelle que COVID est féminin et non masculin, Radio-Canada.
